Introdução e Conceitos

O que é o SGQ

O SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade) é uma plataforma web para implementar e operar um sistema de gestão da qualidade conforme a norma ISO 9001:2015. Cobre 100% dos requisitos da norma numa única aplicação.

Foi desenhado para pequenas e médias empresas que querem:

• Implementar um SGQ sem instalar software complexo
• Centralizar documentação, processos, registos de qualidade e indicadores
• Demonstrar conformidade a auditores internos e externos
• Reduzir o trabalho administrativo de manutenção do SGQ

Conceitos essenciais

Antes de usar o SGQ, é útil dominar este vocabulário. Aparece em todos os módulos.

Documento controlado

Qualquer documento gerido pelo SGQ tem identificação obrigatória:

• Código de documento — identificador único (ex: IT-PROD-001 para uma Instrução de Trabalho de Produção).
• Versão — número que aumenta a cada alteração aprovada. Começa em 00.
• Autor — quem elaborou.
• Estado — situação actual no ciclo de vida (ver abaixo).

Esta tríade (código + versão + autor) garante rastreabilidade. Quando exporta um documento para PDF, esta informação fica no cabeçalho.

Estados dos documentos

EM_CONSTRUCAO ──submeter──> (aguarda aprovação) ──aprovar──> EM_VIGOR
       │                                                        │
       │                                                  ──nova versão──>
       │                                                        │
       └────────descontinuar────────────────────────────> DESCONTINUADO
                                                                │
                                                  ──aprovado nova versão──> OBSOLETO

• EM_CONSTRUCAO — em elaboração. Pode ser editado livremente.
• EM_VIGOR — aprovado e em uso. Não pode ser editado directamente; cria-se uma nova versão.
• OBSOLETO — versão antiga, automaticamente marcada quando uma nova versão é aprovada.
• DESCONTINUADO — removido do uso por decisão deliberada (com motivo registado).

Fluxo de aprovação

Documentos críticos (e processos) seguem um fluxo de separação de papéis:

1. Autor elabora o documento (estado Em Construção).
2. Autor submete para aprovação, designando um aprovador.
3. Sistema cria uma tarefa para o aprovador + envia notificação.
4. Aprovador revê e aprova. Documento passa a Em Vigor.

Regra crítica: quem submete não pode aprovar o próprio documento. É um princípio de controlo interno que o sistema impõe.

Permissões

Cada utilizador tem, por módulo, um de três níveis:

Administradores têm sempre EDIT em todos os módulos, independentemente do que está configurado.

A documentação de cada módulo indica que nível de permissão é necessário para cada acção.

Audit log (registo de alterações)

Acções críticas ficam registadas com utilizador, data, módulo e descrição da alteração. Inclui:

• Criação, actualização e eliminação de processos, documentos, NCs e auditorias
• Aprovações de documentos e processos
• Envio de convites
• Alterações de utilizadores e permissões

O registo está em Conta e Definições → Registo de Alterações (avatar no topo direito) e é consultável por administradores.

Tarefas e aprovações

O SGQ usa tarefas para qualquer trabalho que requer acompanhamento:

• APROVACAO — gerada automaticamente quando um documento ou processo é submetido para aprovação.
• VALIDACAO — acção de verificação (criada manualmente).
• TAREFA — trabalho genérico atribuído a alguém.

Tarefas têm prazo, prioridade, e geram notificações quando atribuídas, concluídas ou rejeitadas.

Dados controlados vs dados operacionais

O SGQ distingue dois tipos de informação:

• Dados controlados — documentos com código, versão e aprovação. Aparecem na Lista Mestra.
• Dados operacionais — registos do dia-a-dia (medições, formações, NCs, auditorias). Não têm controlo formal de versão mas têm audit log.

Arquitectura modular

O SGQ é organizado em módulos. Cada módulo cobre um ou mais requisitos da norma:

• Contexto — cláusulas 4.1–4.2 (análise SWOT/PESTEL, stakeholders)
• Identidade — cláusulas 4.3, 5.1–5.2 (missão, política da qualidade)
• Organograma — cláusula 5.3 (funções e responsabilidades)
• Processos — cláusulas 4.4, 8.1 (mapa de processos com SIPOC)
• ... (navegue pelos capítulos na barra lateral)

Cada módulo produz registos rastreáveis e, quando aplicável, documentos exportáveis para PDF que servem de evidência em auditorias.

Próximo passo

Antes de explorares os módulos individualmente, lê os Primeiros Passos — login, navegação e dashboard.