Plano de Comunicação

Cláusula ISO 9001:2015: 7.3, 7.4 — Consciencialização, Comunicação Permissão necessária: módulo Comunicação — Ver (consultar) ou Editar (criar / editar / eliminar) Rota: /comunicacao

Objectivo

O Plano de Comunicação regista formalmente o que se comunica, quem comunica, a quem, quando e como — tanto internamente como externamente. As cláusulas 7.3 e 7.4 exigem que a organização assegure que as pessoas estão consciencializadas da Política da Qualidade e dos objectivos, e que define o quê, quando, a quem e como comunicar sobre o SGQ.

Como aceder

Menu: Gerir → Plano de Comunicação URL: /comunicacao

O ecrã mostra o formulário de criação e a tabela com todos os itens do plano.

Conceitos específicos

Item de comunicação

Cada linha do plano descreve um acto de comunicação recorrente ou pontual. Por exemplo: "Política da Qualidade comunicada a todos os colaboradores na integração" ou "Resultados de KPIs partilhados com a gestão trimestralmente".

Campos do plano (5W1H simplificado)

Fluxo de aprovação

O Plano de Comunicação tem fluxo de aprovação com banner de estado (Rascunho → Em Aprovação → Aprovado). Após registar os itens do plano, o plano pode ser submetido para aprovação formal. O botão Aprovar é visível apenas para utilizadores com papel Administrador.

Fluxos principais

Fluxo 1 — Adicionar um item de comunicação

1. Em /comunicacao, preencher o formulário:
   • O Quê — ex: "Resultados mensais de KPIs".
   • Quem — ex: "Gestor da Qualidade".
   • A Quem — ex: "Gestão de topo, responsáveis de departamento".
   • Quando — ex: "Mensal, até ao dia 10 do mês seguinte".
   • Como — ex: "Reunião de gestão + email com relatório".
   • Notas — informação adicional (opcional).
2. Clicar em Adicionar. O item aparece na tabela.

Fluxo 2 — Editar um item

1. Na linha do item, clicar no ícone de lápis.
2. Editar os campos no formulário em linha ou num diálogo.
3. Guardar.

Fluxo 3 — Eliminar um item

Na linha do item, clicar no ícone de lixo. Confirmar se pedido.

Fluxo 4 — Submeter o plano para aprovação

1. Com o plano consolidado, clicar em Submeter para Aprovação no banner.
2. O estado passa a Em Aprovação.
3. Um administrador clica em Aprovar — o estado passa a Aprovado.
4. Para devolver para revisão, clicar em Devolver — o estado volta a Rascunho.

Campos do formulário

Permissões detalhadas

Boas práticas

1. Inclua sempre a comunicação da Política da Qualidade — a cláusula 7.3 exige que todos os colaboradores estejam consciencializados da política. Registe como e quando isso é feito (ex: "na integração de novos colaboradores + afixada em local visível").
2. Distinga comunicação interna de externa — use o campo "A quem" para identificar claramente. Comunicação com clientes, fornecedores e organismos reguladores é comunicação externa.
3. Seja específico no "Como" — "reunião" ou "email" são mais rastreáveis do que "comunicado internamente".
4. Reveja o plano na Revisão pela Gestão — verifique se os canais e frequências continuam adequados e se há novas comunicações necessárias.
5. Articule com as Partes Interessadas — as partes interessadas com alto nível de influência e importância (ver Contexto) merecem itens de comunicação dedicados.

FAQ

O Plano de Comunicação precisa de aprovação formal? O módulo tem fluxo de aprovação próprio (Rascunho → Em Aprovação → Aprovado) com banner no topo. A aprovação é da responsabilidade de um administrador e serve de evidência formal em auditorias. Não é obrigatório aprovar para utilizar o plano, mas auditores podem questionar planos em estado Rascunho.

Posso registar comunicações ad hoc (não recorrentes)? Sim — o campo "Quando" é texto livre. Use "Pontual" ou uma data específica para comunicações não recorrentes.

Este plano é diferente das notificações do sistema? Sim — as notificações do SGQ (sino no topo direito) são alertas automáticos do sistema. O Plano de Comunicação regista as comunicações organizacionais formais relacionadas com o SGQ.