Não Conformidades e CAPA

Cláusula ISO 9001:2015: 8.7, 10.2 — Controlo de Saídas Não Conformes, Não Conformidade e Acção Correctiva Permissão necessária: módulo Conformidades — Ver (consultar) ou Editar (criar / editar / eliminar) Rota: /conformidades

Objectivo

Este módulo regista as não conformidades detectadas e as acções correctivas associadas. A cláusula 8.7 exige o controlo de saídas não conformes; a cláusula 10.2 exige que a organização reaja às não conformidades, determine as suas causas raiz e implemente acções para evitar recorrência. O módulo inclui análise de causa raiz estruturada pelo método dos 5 Porquês e acompanhamento das acções correctivas/preventivas (CAPA).

Como aceder

Menu: Verificar → Não Conformidades URL: /conformidades

O ecrã apresenta o painel de controlo CAPA com DocControl e a lista de não conformidades. Ao expandir cada NC, é possível aceder à análise de causa raiz e às acções associadas.

Conceitos específicos

Não Conformidade (NC)

Incumprimento de um requisito — pode ser um produto/serviço não conforme, um desvio a um processo, uma reclamação de cliente ou uma constatação de auditoria.

Código da NC

Gerado automaticamente no formato NC-AAAA-NNN (ex: NC-2025-001). Não é editável.

Análise 5 Porquês

Método de análise de causa raiz que questiona progressivamente "porquê" até identificar a causa fundamental. O módulo disponibiliza cinco campos sequenciais (do 1.º ao 5.º Porquê) e um campo de síntese (Causa Raiz). Não é obrigatório preencher todos os cinco — usa-se até ao nível que produz a causa raiz.

Acção Correctiva (CAPA)

Acção planeada para eliminar a causa raiz de uma NC e evitar recorrência. Cada NC pode ter várias acções. Cada acção tem responsável, prazo e estado de execução.

DocControl

O módulo tem um DocControl associado ao conjunto do registo CAPA. O código do documento e o autor são actualizados via o painel DocControl no topo. A versão é incrementada automaticamente em cada criação, edição ou eliminação de NC e acções.

Fluxos principais

Fluxo 1 — Registar uma não conformidade

1. Em /conformidades, clicar em + Nova NC.
2. Preencher:
   • Título — denominação curta da NC.
   • Descrição — descrição detalhada do que não está conforme.
   • Origem — fonte da NC (ver tabela de origens).
   • Severidade — BAIXA, MEDIA ou ALTA.
   • Processo — processo associado (opcional).
3. Guardar. O código NC é gerado automaticamente.

Fluxo 2 — Analisar a causa raiz (5 Porquês)

Após abertura da NC:

1. Expandir a NC na lista.
2. Editar a NC.
3. Preencher progressivamente os campos de análise:
   • Porquê 1 — primeira causa imediata.
   • Porquê 2 — causa da causa anterior.
   • (continuar até identificar a causa raiz)
   • Causa Raiz — síntese da causa fundamental identificada.
4. Alterar o estado para Em Análise.
5. Guardar.

Fluxo 3 — Criar acções correctivas

Para cada causa raiz identificada:

1. Na NC, clicar em + Nova Acção.
2. Preencher:
   • Descrição — o que vai ser feito.
   • Responsável — quem executa a acção.
   • Prazo — data limite para conclusão (opcional).
3. Guardar. O estado inicial da acção é Pendente.

Fluxo 4 — Fechar a não conformidade

Após implementação e verificação da eficácia das acções:

1. Editar a NC.
2. Alterar o estado para Ação Implementada (implementação concluída, verificação pendente) ou Fechada (verificação positiva — NC encerrada).
3. Guardar.

Estados da NC

  ABERTA ──(análise iniciada)──> EM_ANALISE
     │                               │
     │                               └──(acções implementadas)──> ACAO_IMPLEMENTADA
     │                                                                    │
     └──────────────────────────────────────────────────────────> FECHADA

Estados da acção correctiva

Campos do formulário

Não Conformidade

Origens da NC

Acção Correctiva

Permissões detalhadas

Boas práticas

1. Registe rapidamente, analise depois — o estado inicial Aberta permite registar a NC imediatamente. A análise de causa raiz pode ser completada numa fase posterior. Um registo incompleto é preferível a um registo tardio.
2. Não confunda sintoma com causa raiz — "peça fora de tolerância" é um sintoma. A causa raiz é o que o originou (ex: desgaste de ferramenta não monitorizado, procedimento de controlo inexistente). Os 5 Porquês ajudam a distinguir.
3. Cada acção deve ser verificável — uma acção como "melhorar formação" não é suficiente. Prefira "realizar formação de 2h ao operador X até 30/06, com registo de presença" — a eficácia é avaliável.
4. Feche as NCs com evidência — o estado Fechada deve corresponder a verificação real de que a causa raiz foi eliminada, não apenas a que as acções foram executadas.
5. Articule com outros módulos — produtos rejeitados no Controlo de Libertação devem originar uma NC com origem Interna (Processos). Fornecedores com problemas recorrentes merecem NC com origem Fornecedor e revisão do estado de qualificação.

FAQ

Posso ter mais do que uma acção correctiva por NC? Sim — cada NC pode ter múltiplas acções. Acções distintas para causas distintas identificadas na análise são encorajadas.

O estado "ATRASADA" é actualizado automaticamente? Não — o estado da acção deve ser actualizado manualmente. Se o prazo passar sem o estado ser marcado como Concluída, o utilizador deve actualizar para Atrasada manualmente.

Posso fechar uma NC sem preencher a análise 5 Porquês? Tecnicamente sim — os campos de análise são opcionais. No entanto, encerrar uma NC sem análise de causa raiz é contrário ao espírito da cláusula 10.2 e pode ser uma observação em auditoria.

O código NC reinicia a cada ano? O formato NC-AAAA-NNN inclui o ano, mas a sequência (NNN) é global — não reinicia anualmente. É o número total de NCs criadas desde o início do sistema.

Qual a diferença entre "ACAO_IMPLEMENTADA" e "FECHADA"? Ação Implementada indica que as acções foram executadas mas a eficácia ainda não foi verificada. Fechada significa que a verificação foi positiva — a causa raiz foi eliminada e a NC pode ser encerrada. Para NCs de severidade alta, esta distinção é especialmente relevante.