Organograma e Funções

Cláusula ISO 9001:2015: 5.3 — Funções, Responsabilidades e Autoridades Permissão necessária: módulo Organograma — Ver (consultar) ou Editar (criar / editar / eliminar) Rota: /organograma

Objectivo

O Organograma representa a estrutura hierárquica da organização e as descrições de funções de cada cargo. A cláusula 5.3 da norma exige que a gestão de topo atribua e comunique as responsabilidades e autoridades relevantes para o SGQ — este módulo é o registo formal dessas atribuições.

Ao contrário de uma imagem estática, o organograma do SGQ é interactivo: cada nó representa um departamento ou função, e ao clicar abre o perfil completo com superior hierárquico, substituto, competências exigidas e responsabilidades.

Como aceder

Menu: Gerir → Organograma URL: /organograma

O ecrã mostra o controlo documental (código, versão), dois formulários de criação (departamento e função), um diagrama visual interactivo, e uma lista de gestão de departamentos/funções expansível.

Conceitos específicos

Departamento

Agrupamento de funções. Não tem hierarquia própria — a hierarquia está nas funções. Exemplo: "Produção", "Qualidade", "Administração".

Função (Role)

Cargo dentro de um departamento. Cada função tem uma descrição estruturada em secções (ver Campos). Uma função pertence sempre a um único departamento.

Layouts visuais

O diagrama pode ser visualizado em três modos:

O modo seleccionado não é guardado — é sempre Vertical ao reabrir a página.

Controlo documental

O Organograma é um documento controlado. Código por defeito: ORG-001. A versão incrementa automaticamente a cada operação de criação, edição ou eliminação de departamentos e funções.

Fluxos principais

Fluxo 1 — Criar a estrutura base

1. No formulário "Adicionar Departamento", escrever o nome do departamento e submeter.
2. Repetir para todos os departamentos da organização.
3. No formulário "Adicionar Função", seleccionar o departamento na lista e escrever o título do cargo.
4. Clicar em Add.
5. A estrutura aparece imediatamente no diagrama.

Fluxo 2 — Preencher a descrição de funções

A ficha completa de cada função é editada separadamente:

1. Expandir "Gestão de Departamentos e Funções" (clicando na seta no final do ecrã).
2. Na lista, localizar a função pretendida e clicar no ícone de lápis.
3. No painel que abre, preencher as secções:
   • Superior Hierárquico — nome ou cargo de quem reporta.
   • Substituto em Caso de Ausência — nome ou cargo do substituto.
   • Descrição Geral — sumário das responsabilidades principais.
   • Competências Específicas — conhecimentos técnicos ou certificações.
   • Requisitos de Formação — habilitações mínimas exigidas.
   • Experiência Profissional — anos de experiência ou contextos relevantes.
4. Clicar em Guardar.

Fluxo 3 — Visualizar detalhes de um nó no diagrama

1. Clicar num nó (departamento ou função) no diagrama.
2. Abre um painel lateral com o detalhe do departamento (lista de funções) ou da função (ficha completa).
3. Fechar com o botão X ou clicando fora.

Fluxo 4 — Exportar o organograma em PDF

1. Clicar em Exportar PDF (no bloco de controlo documental).
2. O PDF é gerado em orientação paisagem, com cabeçalho controlado (código, versão, autor, logótipo).
3. O ficheiro é descarregado automaticamente.

Fluxo 5 — Eliminar departamento ou função

• Eliminar departamento: no painel de gestão, clicar no ícone de lixo junto ao nome do departamento. Atenção: eliminar um departamento elimina também todas as funções dentro dele (cascade).
• Eliminar função: clicar no ícone de lixo junto à função pretendida.

Campos do formulário

Departamento

Função — criação

Função — descrição completa (edição)

Controlo documental

Permissões detalhadas

Boas práticas

1. Crie os departamentos antes das funções — a criação de função exige seleccionar um departamento; sem departamentos, não é possível criar funções.
2. Preencha pelo menos "Superior Hierárquico" e "Competências Específicas" para funções chave do SGQ — auditores perguntam "quem é responsável pela qualidade e que competências tem?".
3. Use o campo "Substituto" para funções críticas — a norma exige planos de contingência para ausências em funções com responsabilidade no SGQ.
4. Mantenha o organograma actualizado quando há reestruturações — um organograma desactualizado é uma não conformidade em auditoria ("documentação não reflecte a realidade").
5. Exporte e arquive o PDF após cada revisão major — o histórico de versões mostra a evolução da estrutura organizacional, útil em auditorias de acompanhamento.
6. Não duplique informação com o módulo RH — o Organograma define a estrutura e os cargos; o módulo Recursos Humanos regista as pessoas e as suas competências individuais. São complementares, não redundantes.

FAQ

Posso ter funções sem departamento? Não — cada função pertence obrigatoriamente a um departamento. Se necessitar de uma função "genérica", crie um departamento "Administração" ou similar.

Ao eliminar um departamento, as funções dentro dele são também eliminadas? Sim — a eliminação é em cascata. Verifique antes de eliminar um departamento com funções associadas.

O diagrama é exportado com as funções clicáveis? Não — o PDF é uma imagem estática do diagrama. Os detalhes das funções não são incluídos no PDF do diagrama; para um documento com todas as descrições, exporte cada ficha de função separadamente.

Posso mover uma função de departamento? Não — a interface actual não tem essa opção. Para mover, elimine a função e recrie-a no departamento correcto.

A versão incrementa quando edito a descrição de uma função? Sim — qualquer operação de criação, edição ou eliminação de departamentos ou funções incrementa a versão do documento. Isto garante rastreabilidade de todas as alterações estruturais.

Quanto detalhe devo pôr na descrição de funções? O suficiente para que um auditor compreenda o que a pessoa faz e que competências são exigidas. Para funções directamente ligadas ao SGQ (Responsável da Qualidade, Gestor de Processos, etc.), preencha todos os campos. Para funções operacionais, pelo menos "Superior Hierárquico" e "Descrição Geral".